Een team managen vanuit huis: hoe doe je dat? Op de werkvloer kan het soms al een uitdaging zijn, laat staan met nog een extra barrière tussen jou en je team.
Staffing specialist Walters People heeft een aantal handige tips op een rijtje gezet, zodat je je team op de best mogelijke manier op afstand kan begeleiden.
Zorg voor korte lijntjes
Het lijkt erop dat covid-19 ook op de lange termijn impact zal hebben op de arbeidsmarkt. Daarom is het belangrijk om je team up to date te houden over de laatste ontwikkelingen in de organisatie.
Dit kan door middel van groepsgesprekken via videotools Teams of Skype of door officiële nieuwsupdates via email. Door je werknemers te betrekken bij nieuwe ontwikkelingen voorkom je speculatie en paniekgedrag.
Stimuleer een goede work-life balance
Door thuis te werken kan de grens tussen werk en privé vervagen, dus is het belangrijk hier de juiste balans in te vinden. Stel agenda-notificaties in om werknemers de dag af te laten sluiten, lunch breaks te blocken en adviseer werknemers om hun e-mailnotificaties 's avonds uit te zetten.
En vergeet natuurlijk jezelf niet! Naast dat het goed is voor je eigen balans, krijg je je team sneller mee door zelf het goede voorbeeld te geven en tips en tricks te delen.
Zorg voor structuur
Duidelijke richtlijnen geven teams de broodnodige focus en motivatie in deze bijzondere periode. Bespreek met je team wat jouw wensen en verwachtingen zijn met betrekking tot thuiswerken.
Denk aan werkuren, bereikbaarheid, contactmomenten en eventueel aangepaste doelstellingen. Geef aan hoe en wanneer je team contact met je kan opnemen en geef duidelijke toelichting over de communicatiekanalen die jullie gebruiken.
Neem ook je eigen managementstijl onder de loep. Sla bijvoorbeeld niet door in het aanbrengen van structuur: je team wil ook het gevoel hebben dat je er vertrouwen in hebt dat ze zelf hun verantwoordelijkheid kunnen nemen.
Vraag om feedback
Werken op afstand is nieuw voor iedereen in de organisatie. Moedig daarom je werknemers aan feedback te geven over de manier van werken en of ze ideeën hebben ter verbetering van de situatie. Naast dat je input krijgt voor verbeteringen, voelen medewerkers zich meer verbonden met de organisatie.
Laat je waardering zien
Gebruik communicatieplatforms om hoogtepunten uit te lichten aan het team of de organisatie, zodat werknemers zich gewaardeerd voelen. Wanneer je thuis werkt, kan het moeilijk zijn om de impact die iemand heeft zichtbaar te maken. Alleen al het sturen van een korte 'goed gedaan' mail is een waardevolle blijk van waardering.
Check regelmatig hoe het gaat en blijf alert
Het regelmatig hebben van een-op-een contact met je werknemers is enorm waardevol. Hierdoor krijg je niet alleen mee hoe het binnen het team gaat, maar het geeft je ook de kans om vroegtijdig in te grijpen als je afwijkende signalen spot die erop duiden dat iemand het zwaar heeft.
Let bijvoorbeeld op als medewerkers meer stress hebben dan in verhouding staat tot de hoeveelheid werk, vergeetachtig zijn of meer fouten gaan maken, of een passievere houding hebben in groepsgesprekken.
Wees je ervan bewust dat spanningsklachten bij iedereen kunnen opspelen, maar dat het voor de meeste mensen een lastig onderwerp is om aan te kaarten. Laat je team daarom weten dat ze ook op dat gebied bij jou terecht kunnen.
Neem regelstress weg
Sommige werknemers zijn gebonden aan zaken als kinderopvang of mantelzorg. Dit kan schuldgevoelens veroorzaken richting de werkgever, wat resulteert in stress. Maak het bespreekbaar en bied hen, als ze dat wensen, hulp in het vormgeven van een thuiswerk-plan.
Stimuleer het zoeken van hulp
Zorg ervoor dat je bekend bent met alle ondersteuning die je organisatie biedt aan mensen die burn-out gerelateerde klachten hebben. Alleen dan kun je medewerkers op de juiste manier begeleiden.
Van video meetings en virtuele oefeningen tot apps voor geestelijke gezondheid zoals Headspace en Calm. Zorg dat je kennis hebt van beschikbare toepassingen, zodat je gericht advies kan geven als dit nodig is.
Foto: Robert Walters.be
